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|  Checkliste Handling einer E-Mail-Bewerbung  |

1.  Sie bewerben sich per E-Mail
Werden Sie in einem Stellenangebot ausdrücklich dazu aufgefordert, sich per
E-Mail zu bewerben, sollten Sie dieses auch grundsätzlich so wahrnehmen.
Ist im Stellenangebot eine E-Mail-Adresse angeben, dürfen Sie sich ebenfalls
auf diesem Wege bewerben, Sie sollten aber abwägen, welche Art der
Bewerbung, also Schriftform oder per E-Mail, in diesem Falle sinnvoller ist.
Möchten Sie sich in einem bestimmten Unternehmen bewerben, finden Sie auf
dessen Website meistens auch die E-Mail-Adressen der Personalmanager.
Auch in diesem Falle dürfen Sie sich natürlich initiativ per E-Mail bewerben.
Für Sie stets interessant ist, welche Unternehmen gerade Mitarbeiter einstellen.
Selbst wenn die ausgeschriebene Stelle für Sie nicht passt, können Sie der Stellen-
anzeige, die für Ihre Initiativbewerbung relevante E-Mail-Adresse entnehmen.
2.  Sie wollen etwas bewirken
Wer sich bewirbt, möchte erreichen, dass seine Bewerbung beachtet wird.
Eine Bewerbung per E-Mail wird nur gelesen, wenn dieses vom Empfänger als
lohnend angesehen wird und dessen Lohn muss höher als seine Anstrengung sein.
Dies bedeutet für Sie, machen Sie dem Empfänger das Leben möglichst einfach.
3.  Text im E-Mail
Gelegentlich erhalte ich literarisch bemerkenswert wertvolle Texte per E-Mail.
Nur, was kann ich damit anfangen, wenn ein Bewerber darüber philosophiert,
wie beispielsweise die IT-Landschaft der letzten Jahre aussah und wie er diese
als progressiver, neuzeitlicher IT-Manager in der weiteren Zukunft gestalten will.
4.  Formulieren Sie kurz
Nicht nur ich, auch andere Menschen sind gestresst und leiden unter Zeitnot.
Eine langatmige, kompliziert aufgebaute Gedankenführung ist nicht dazu angetan,
die geistige Akrobatik wegen der Schönheit ihrer Konstruktion nachzuvollziehen.
Für Sie bedeutet dies, arbeiten Sie wortoptimiert, indem Sie die Qualifikationen
angeben, die für die angestrebte Position von ausschlaggebender Bedeutung sind.
5.  Begrenzen Sie die Anzahl der Anlagen
Ich persönlich kenne keinen Personalmanager und noch viel weniger einen
Personalberater, der sich freut, wenn dem E-Mail „viele" Anlagen beigefügt sind.
Warum? Zunächst einmal ist jede Anlage erst einmal mühevoll zu speichern.
Dann muss jede einzelne Anlage auch noch ebenso aufwändig geöffnet werden.
Besonders erfreulich ist dies, wenn hierfür auch noch unterschiedliche Pro-
gramme wie MS-Word, der Adobe Reader oder Power Point benötigt werden.
6.  MS-Word-Dokumente
In vielen Bewerbungshandbüchern, die ja häufiger auch von ahnungslosen
Autoren geschrieben werden, steht die Empfehlung, den Lebenslauf und
das Anschreiben per MS-Word zu erstellen, da die meisten Unternehmen
MS-Word auch im Einsatz hätten und das Dokument somit öffnen könnten.
Natürlich haben die meisten MS-Word im Einsatz, nur gelegentlich eine nicht
mehr ganz aktuelle Version und können deshalb Ihr Dokument nicht öffnen.
Ich habe eine aktuelle Version und „freue" mich jedesmal, wenn ein Lebenslauf
oder ein Anschreiben meine Einstellungen in Word automatisch so optimiert,
dass ich diese erneut an meine persönlichen Bedürfnisse anpassen muss.
Ferner sind in MS-Word Makros möglich und diese könnten Schaden anrichten.
Manche Firmenserver weisen MS-Word-Dokumente bereits ab und viele
Anwender öffnen MS-Word-Dokumente nicht oder nur noch höchst ungern.
Vorausschauende Bewerber berücksichtigen dies und verschicken deshalb
PDF-Dokumente, da der Adobe Reader Standard in allen Unternehmen ist.
7.  PDF-Dokumente
PDF-Dokumente können von „jedermann" geöffnet werden, so die Theorie.
Der Adobe Reader ist kostenlos - aber mit über 20 MB recht umfangreich.
Dies führt bei einigen dazu, dass sie mit einer veralteten Version arbeiten.
Da Sie selbstverständlich Ihre Dokumente für die aktuelle Version erstellen,
kann es passieren, dass Ihr Dokument vom Empfänger nicht geöffnet werden kann.
Ein Trost für Sie, in einer so altmodischen Firma wollten Sie sowieso nicht arbeiten.
8.  Größe der per E-Mail zu verschickenden Dokumente
Die per E-Mail zu verschickenden Dokumente sollten früher kleiner 1 MB sein.
Im Zeitalter der schnellen Datenübermittlung spielt dies keine große Rolle mehr.
Wichtiger als die Megabytes ist das einfache Handling einer E-Mail-Bewerbung.
Die Zeit eines Menschen ist wesentlich teurer und somit kostbarer als die Zeit,
die IT-Systeme für den Datentransport auch größerer Dokumente benötigen.
9.  Handling eines PDF-Dokumentes
Ich will hier nicht darauf eingehen, wie Sie Ihren Lebenslauf oder Ihr Anschreiben
so aufbereiten, dass diese auch beachtet, gelesen und somit berücksichtigt werden,
denn hier können Sie sich an Standards für Bewerbungen in Papierform orientieren.
Mehrere PDF-Dokumente bedeuten Aufwand beim Archivieren und beim Öffnen.
Deshalb ist fast jedem Bearbeiter nur ein einzelnes Dokument wesentlich lieber.
Ein „großes" Dokument kostet jedoch wiederum eine gewisse Mühe beim Lesen,
da die einzelnen Seiten des Dokumentes durch Scrollen erreicht werden müssen.
Sie sollten deshalb Ihr PDF-Dokument mit aussagefähigen Lesezeichen erstellen.
Denn über die ansonsten generierten Seitenzahlen können einzelne Dokumente
im Dokument, wie beispielsweise bestimmte Zeugnisse, nicht gezielt gesucht werden.
10.  Anschreiben im PDF-Dokument
Die meisten Bewerber gehen davon aus, dass es genügt, das Anschreiben nur
als E-Mail-Text zu verfassen. Davon rate ich ausdrücklich ab, denn erstens
ist ein E-Mail-Text schwerer lesbar, da er nur sehr bedingt formatierbar ist und
zweitens sollte der E-Mail-Text sich noch stärker auf Wesentliches beschränken.
Für Sie bedeutet dies, erstellen Sie zusätzlich ein allgemein gehaltenes Anschreiben
als Bestandteil Ihres PDF-Dokumentes im Sinne einer kompletten Bewerbung.
Ich freue mich immer, wenn ich ein Dokument öffne und dann eine wirklich
vollständige Bewerbung vorfinde, die muss ich dann nämlich nur einmal prüfen
und nicht noch einmal in die Hand nehmen, wenn ich die Unterlagen vollständig
besitze, nachdem ich diese zudem auch noch zeitintensiv anfordern musste,
oder aus einer Website des Bewerbers im Internet downloaden durfte.
11.  Bestandteile einer E-Mail-Bewerbung
Wer eine Entscheidung trifft, benötigt hierfür vollständige Entscheidungsgrundlagen.
Das Verschicken einer E-Mail-Bewerbung ist im Allgemeinen kostenlos und hierbei
ist es gleichgültig, ob die beigefügte Anlage sehr wenig oder viel Megabyte beinhaltet.
Für mich ist es deshalb schwer nachvollziehbar, warum per E-Mail Kurzbewerbungen
verschickt werden, denn angenommen, mich interessiert die Bewerbung, muss ich
erst einmal aktiv werden, um eine vollständige Bewerbungsunterlage zu erhalten.
Ihre Aufgabe ist es, dem Empfänger keine unnötige Mühe zu bereiten, also schicken
Sie ihm Ihre vollständige Bewerbung die er, wenn er keinen Bedarf hierfür sieht,
ebenso mühelos in die Ablage Papierkorb wegklicken kann wie Ihre Kurzbewerbung.
Eine vollständige Bewerbung beinhaltet in einem PDF-Dokument: Ein neutrales
Anschreiben, also ohne spezielle Anrede, gegebenenfalls ein Deckblatt, einen zwei-
seitigen Lebenslauf. Länger darf er nur sein, wenn er wirklich „leicht" lesbar ist
und Ihre vollständigen Arbeits- und bedeutsamen Schulzeugnisse. Lehrgänge listen
Sie auf, es sei denn, dass diese für die Position von besonderer Wichtigkeit sind.
12.  Benennung der Anlagen einer E-Mail-Bewerbung
Es ist nicht sehr klug und vorausschauend, wenn Sie mehrere Anlagen verwenden
und diese auch noch mit „Lebenslauf", „Zeugnis A", „Zeugnis B" etc. benennen.
Archiviert der Empfänger solche Dokumente, muss er diese vorab umbenennen,
da er ansonsten frühere Dokumente von ebenso weisen Absendern überschreibt.
Benennen Sie die Anlage: „Bewerbung Marketingleiter Gerhard-Hermann Koch".
13.  Nachhaken und erneute Bewerbung
E-Mail-Bewerbungen werden von vielen Empfängern als Anfragen verstanden.
Häufig erfolgt deshalb auch nur dann eine Antwort, wenn ein Bedarf besteht.
Sie sollten also nicht allzu gekränkt sein, wenn Sie keine Antwort erhalten.
Berücksichtigen Sie hierbei auch, dass ein Unternehmen viele Bewerbungen erhält.
Sie sollten deshalb niemals ein Unternehmen als an Ihnen nicht interessiert einstufen,
denn Ihre Bewerbung fand nur „aktuell" und beim jeweiligen Bearbeiter kein Interesse.
Sie können sich also erneut - und sowieso bei anderen Personalmanagern - bewerben.

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