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|  Checkliste Effizienter Einsatz von E-Mails  |

1.  Nutzen von E-Mails
Mittels E-Mail lassen sich viele Aufgaben effizienter und kostengünstiger erledigen
und Sie sind nicht gezwungen, andere wegen kurzer Infos durch Telefonate zu stören.
Andererseits reduzieren E-Mails die persönliche Kommunikation und verleiten dazu,
jeden Vorgang an möglichst umfangreiche Verteiler zu schicken.
E-Mails, intelligent genutzt, sind ein tolles Arbeitsmittel - aber wie gesagt, intelligent.
2.  E-Mail-Organisation
Leicht werden Sie auch selbst zum Sklaven eingehender E-Mails, wenn Sie nicht über eine
erhebliche Selbstdisziplin verfügen, denn es könnte ja der dringend erwartete Auftrag,
die ersehnte Einladung, oder ein Termin bei Ihrem Chef sein.
Sie sollten sich höchstens 3x-täglich mit eingehenden E-Mails beschäftigen, da Sie
ansonsten in Ihrer Arbeit dauernd unterbrochen werden und Ihre Effizienz sich reduziert.
Löschen Sie E-Mails durchaus auch ungeöffnet, wenn Sie Ihnen uninteressant erscheinen.
Beantworten Sie alle E-Mails sofort und löschen Sie Informationsmails nach dem Lesen.
Nur erledigte und abgelegte E-Mails sind ein Garant für ein stressfreies Arbeiten.
Organisieren Sie die Ablage wichtiger E-Mails nach Fachbereichen bzw. Projekten
und seien Sie selbst diszipliniert im Einsatz von E-Mails - jedes unnötige E-Mail
kostet den Empfänger Zeit und hält ihn von seiner eigentlichen Aufgabe ab.
3.  Dringlichkeit
Setzen Sie Dringlichkeitsvermerke mittels Ausrufezeichen äußerst sparsam ein.
Sie sollten diese nur bei absoluter und hoher zeitlicher Dringlichkeit verwenden.
4.  Reihenfolge der Empfänger
Nicht wenige E-Mail-Empfänger studieren als erstes die Reihenfolge der Empfänger.
Tauchen sie selbst an nachgeordneter Stelle im Verteiler auf - schieben sie Frust.
5.  E-Mail-Felder
Im Kopf enthalten E-Mails mehrere Felder, die richtig verwendet werden sollten.
An
In „An" sollten nur diejenigen stehen, von denen eine Handlung, Entscheidung
bzw. auch eine Rückantwort erwartet wird.
CC - Carbon Copy
Hier stehen die Empfänger, für die der Inhalt „zur Kenntnis" wesentlich ist.
Nur im Ausnahmefall wird von diesen eine Antwort auf das Mail erwartet.
Bcc - Blind Carbon
Die „An-" und „CC"-Empfänger sehen die hierunter aufgeführten Adressaten nicht.
Auch ein „Bcc-Empfänger" sieht nur seinen Namen, selbst wenn mehrere aufgeführt werden.
6.  Anrede
Die Anredeform sollte so erfolgen, wie Sie diese auch im Brief benützen würden.
„Hallo", wird als flapsig empfunden. „Guten Tag" oder „Guten Morgen" geht eher.
Mails mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren", landen im Papierkorb.
7.  Der Betreff
Im Betreff sollten Sie bereits etwas konkret zum Inhalt bzw. Ihrem Anliegen sagen.
Werden Sie wegen eines „unklugen" Betreffs weggeklickt, verschenken Sie eine Chance.
8.  Der E-Mail-Text
Halten Sie Ihre E-Mails kurz und schreiben Sie prägnant.
Kurz und prägnant erfordert jedoch ebenso besonders höflich.
Gliedern Sie Ihren E-Mail-Text. Dies erfordert von Ihnen einen nur geringen Aufwand.
E-Mails eignen sich nicht für Smalltalk, formulieren Sie deshalb stets entsprechend.
9.  E-Mail-Kriege
Per E-Mail streiten sich Unbedarfte und Hasardeure, Klügere wählen geeignetere Waffen.
Ein unbedachtes Wort im E-Mail kann einen Schlagabtausch per Mail auslösen.
Jedes Wort, das als vorwurfsvoll ausgelegt werden kann, sollte sorgfältig bedacht werden.
E-Mail-Kriege werden auch gerne darüber ausgefochten, dass „verunglückte" E-Mails
von Kollegen, die einen nicht besonders schätzen, planvoll an andere weitergeleitet werden.
10.  Anhänge
Verschicken Sie per E-Mail keine umfangreichen Anhänge, wenn nicht zwingend erforderlich.
Verschicken Sie vor allem nichts Unnötiges, wie das Foto vom Betriebsausflug.
Und wenn Sie Anhänge beifügen, dann als PDF-Dokument und nicht ein MS-Word.doc.
11.  Verknüpfungen ins Internet
Anstatt umfangreicherer Anhänge per E-Mail zu verschicken, sollten Sie prüfen,
ob Sie weitere Dokumente zum Abruf ins Internet stellen und verknüpfen.
Verknüpfungen lassen sich sehr einfach zu Dokumenten auf Websites legen.
Eine Verknüpfung können Sie auch unter einen informativeren Text legen.
12.  Abwesenheitsnotiz
Wenn Sie abwesend sind, aktivieren Sie Ihre automatische Abwesenheitsnotiz.
13.  Absenderangaben
Jedes Ihrer E-Mails sollte vollständige Absenderangaben enthalten.
Diese erleichtern es dem Empfänger, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Vermerken Sie Ihren Vor- und Zunamen, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse und
natürlich auch Ihre vollständige E-Mail-Adresse plus gegebenenfalls Ihre Website.
Überladen Sie Ihre Absenderangaben jedoch auch nicht, sie werden dann nicht beachtet.
Sechs Zeilen sollten eigentlich das Maximum für eine aussagefähige Signatur sein.
14.  Die Sendetaste
Jäger entsichern ihr Gewehr erst dann, wenn sie definitiv kurz vor dem Schuss stehen.
Ihre E-Mails beginnen die meisten, indem sie die E-Mail-Adresse des Empfängers einsetzen.
versehentlich auf die Taste gedrückt und schon ist das Mail halbfertig abgeschickt.
Hier hilft ein kleiner Trick: Setzen Sie den Empfänger erst in die fertige Mail ein.
15.  Antwort auf ein empfangenes E-Mail
Wer ein E-Mail beantwortet, lässt den „Betreff" oft so stehen, wie er ihn bekommen hat.
Dies gilt auch dann, wenn man vielleicht auf einen ganz anderen Sachverhalt Bezug nimmt.
Sie sollten zumindest in diesem Falle, einen hierzu stimmenden Betreff einsetzen.
Antworten Sie auf E-Mails, sollten Sie diese mit Ihren Kommunikationsdaten versehen.
Möchte der Empfänger Sie anrufen, muss er sich ansonsten erst Ihre Daten ermitteln.
In den meisten E-Mail-Programmen können Sie Ihre Signatur „automatisiert" einsetzen.
In Outlook finden Sie Ihre Signatur beispielsweise unter „Einfügen/Signatur".
Sie müssen hierzu eine Signatur unter „Extras/Optionen/E-Mail-Format" angelegt haben.
16.  Clearingstelle
Die ersten Unternehmen beschäftigen bereits „Informationsmanager", deren Auftrag es ist,
Informationen - und hierzu zählen besonders auch E-Mails - nur selektiv weiterzuleiten.
Grundsätzlich sollte die E-Mail-Verteilung nicht einer Assistentin anvertraut werden,
da diese, aus Angst jemand zu vergessen, grundsätzlich den vollen Verteiler „beglückt".
17.  Ihre eigene E-Mail-Adresse
Gelegentlich wird empfohlen, nicht den eigenen Vornamen plus Namen zu verwenden.
Hier muss man wirklich für sich den Nutzen abwägen - der vollständige Name
ist eine einprägsame Adresse und ermöglicht dem Empfänger, Sie korrekt anzusprechen.
18.  Persönliche Kommunikation
Überlegen Sie vor jedem E-Mail, ob es nicht sinnvoller ist, den bestehenden Kontakt
durch ein Telefonat zu vertiefen. Dies könnte besonders bei Kunden wichtig sein.
19.  Das zweckmäßige E-Mail
Verwenden Sie einen aussagefähigen Betreff.
Sprechen Sie auch im E-Mail den Empfänger mit korrektem Namen an.
Schreiben Sie so, wie Sie auch einen Brief schreiben würden - also
weder voller Rechtschreibfehler noch alle Worte klein geschrieben.
Vermeiden Sie unklare Abkürzungen und Emoticons.

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