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|  Checkliste Effizientes Zeitmanagement  |

1.  Ermitteln Sie zuerst Ihren Zeitverbrauch
Beginnen Sie damit, dass Sie zuerst einmal feststellen, wo Ihre Zeit eigentlich bleibt.
Am besten schreiben Sie eine Woche lang auf, welche Zeitblöcke sie wofür verwenden.
Analysieren Sie dann Ihr Zeitprotokoll, ermitteln Sie die Zeitfresser.
2.  Verplanen Sie Ihre Zeit schriftlich
Verplanen Sie Ihre Zeit überlegt, erstellen Sie täglich einen schriftlichen Aufgabenplan.
Planen Sie Ihre Zeit ergebnisorientiert und aufgabenorientiert - also 1 Stunde für Bericht.
3.  Sortieren Sie alle Aktivitäten nach Priorität
Unterscheiden Sie alle notierten Aktivitäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit:
A = wichtige und dringende Angelegenheiten
B = bedeutsame, aber nicht direkt dringende Angelegenheiten
C = wenig bedeutsame Aufgaben
A + B-Aufgaben sollten Sie immer sofort erledigen,
C = sollten Sie nach Möglichkeit als typische Routineaufgaben delegieren.
4.  Organisationsmittel nach Farben
Strukturieren Sie alle Tätigkeiten auch in den Organisationsmitteln nach identischen Farben.
Das beginnt bei den Mappen für Ihre Hängeregistratur, umfasst Ihre Eckspann
oder Klemmmappen und beinhaltet auch die Sichthüllen bzw. Heftstreifen.
Ebenso sollten Sie Ablageschalen mit den entsprechenden Farben wählen.
Überhäufen Sie niemals Ihren Schreibtisch mit unterschiedlichen Vorgängen.
Ordnen Sie Vorgänge, an denen Sie nicht arbeiten, entsprechend dem Farbsystem ein.
5.  Zeitplansysteme
Als Zeitplaner benötigen Sie keine teuren Systeme - ein normales DIN A4-Blatt reicht.
Beschreiben Sie dieses handschriftlich und markieren Sie Ihre Zeitklassen mit
handelsüblichen Markern beispielsweise in den Farben Rot, Blau, Grün und Orange.
6.  Strategien
Zerlegen Sie, bevor Sie ein größeres Projekt starten, dieses in überschaubare Einheiten.
Erstellen Sie für die einzelnen Punkte ein Planungsprotokoll in Form einer To-Do-Liste.
Definieren Sie in Ihrer To-Do-Liste die Prioritäten nach Sofort, Später, Delegieren
Planen Sie Zeitpuffer für jeden der durch Sie selbst zu erledigenden Punkte ein.
Für komplexere Aufgaben sollten Sie sich einen Rückzugsraum suchen,
in welchem Sie wirklich über eine längere Zeitspanne ungestört arbeiten können.
Beachten Sie bei der Aufgabenplanung Ihre persönliche Leistungskurve.
Starten Sie nicht sofort mit dem Kompliziertesten, gönnen Sie sich eine „Aufwärmphase".
Erledigen Sie Routinearbeiten in den Zeiten, in denen Sie nicht optimal leistungsfähig sind.
Wenn Sie Ihr Tagespensum erledigt haben, sollten Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen.
Ein geordnet zurückgelassener Schreibtisch hilft Ihnen beim Abspannen und ermöglicht
es Ihnen somit, die nun kommende Freizeit auch wirklich zu genießen.

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